Sales Taking Order: Pengertian, Peran & Tanggung Jawab – Tidak semua kegiatan penjualan dimulai dari ruang rapat atau strategi pemasaran digital yang rumit. Sering kali, keberhasilan distribusi produk justru bergantung pada peran seseorang yang berada paling dekat dengan pelanggan: Sales Taking Order (STO). Dalam dunia distribusi dan logistik, posisi ini bukan hanya soal mencatat pesanan, tetapi juga strategi, ketepatan, dan ketangguhan dalam menjaga arus barang tetap berjalan.
Artikel ini akan membahas lebih dalam siapa itu Sales Taking Order, peran krusialnya, serta bagaimana ia bisa menjadi ujung tombak dalam sistem distribusi modern.
Pengertian Sales Taking Order
Sales Taking Order adalah bagian dari tim penjualan yang bertugas menerima dan mencatat pesanan dari pelanggan, baik melalui kunjungan langsung, panggilan, maupun aplikasi penjualan digital. Mereka menjadi jembatan utama antara perusahaan dan pelanggan, khususnya dalam sektor distribusi barang.
Mengutip jurnal manajemen distribusi dari Research Gate, Sales Taking Order digambarkan sebagai aktor lapangan yang memastikan permintaan pelanggan tercatat akurat dan diteruskan ke sistem distribusi seefisien mungkin. Peran ini penting terutama dalam industri freight forwarding, FMCG, dan distribusi retail.
Baca Juga: Memahami Bisnis Logistik & Strategi Menjalankannya
Peran Sales Taking Order
Sales Taking Order memiliki tanggung jawab lebih dari sekadar pencatatan. Peran mereka mencakup beberapa poin penting:
- Membangun dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan tetap.
- Menyampaikan informasi produk atau promo terbaru.
- Memberikan input penting bagi manajemen terkait tren pemesanan di lapangan.
- Menjadi bagian dari sistem manajemen logistik yang terintegrasi.
Tugas dan Tanggung Jawab Sales Taking Order
a. Menerima dan mencatat pesanan
Mereka bertanggung jawab memastikan semua pesanan tercatat dengan benar, baik dalam buku manual maupun melalui software logistik perusahaan.
b. Mengupdate informasi produk
STO wajib memberikan informasi terbaru terkait ketersediaan stok, harga, atau promo kepada pelanggan.
c. Menyampaikan keluhan pelanggan
Jika ada keluhan atau kendala dalam pemesanan, STO menjadi perantara yang menyampaikannya ke bagian logistik atau customer service.
d. Koordinasi dengan tim gudang dan distribusi
Mereka perlu aktif berkomunikasi dengan tim gudang agar pengiriman bisa dilakukan sesuai jadwal, dan sesuai dengan pesanan pelanggan.
e. Membantu proses pemetaan rute
Di beberapa sistem, STO ikut terlibat dalam menyusun rute distribusi yang optimal agar proses pengantaran lebih efisien.
Skill yang Dibutuhkan oleh Sales Taking Order
Untuk menjadi Sales Taking Order yang profesional dan efektif, dibutuhkan kemampuan berikut:
- Komunikasi interpersonal yang baik – karena mereka berinteraksi langsung dengan pelanggan setiap hari.
- Penguasaan sistem informasi – seperti penggunaan aplikasi order, input ke dalam sistem ERP atau dashboard digital lainnya.
- Kemampuan analisis data sederhana – untuk membaca tren pemesanan dan menyampaikan insight kepada manajer penjualan.
- Pengetahuan dasar tentang supply chain dan alur kerja FOB (Free On Board), terutama saat berinteraksi dengan perusahaan ekspor-impor.
- Kedisiplinan dan tanggung jawab tinggi – karena pekerjaan mereka menyangkut keakuratan data dan pelayanan pelanggan.
Baca Juga: Jasa Logistik: Pengertian, Jenis & Perbedaan Dengan Freight Forwarding
Peran Sales Taking Order dalam Sistem Logistik
Sales Taking Order seringkali diabaikan dalam sistem manajemen logistik, padahal keakuratan data yang mereka berikan sangat memengaruhi kecepatan distribusi. Ketika digabungkan dengan sistem digital seperti software logistik, data dari STO bisa diproses secara real-time dan terintegrasi langsung dengan tim distribusi dan gudang.
Di era digital saat ini, banyak perusahaan telah mengintegrasikan aktivitas Sales Taking Order ke dalam aplikasi logistik yang memungkinkan pencatatan pesanan, status stok, dan pengaturan rute pengiriman dilakukan secara otomatis. Hal ini tentu membuat aktivitas logistik menjadi lebih efisien dan minim kesalahan.
Perbandingan dengan Sales Lainnya
Berbeda dengan Sales Canvaser atau Sales Executive yang fokus pada promosi dan edukasi produk, Sales Taking Order lebih fokus pada proses operasional pemesanan. Meski terlihat administratif, dampaknya sangat besar terhadap efisiensi distribusi dan kepuasan pelanggan.
Kesimpulan
Sales Taking Order memainkan peran penting dalam rantai distribusi, mulai dari pencatatan pesanan hingga memastikan kebutuhan pelanggan tersampaikan ke bagian logistik. Namun, efektivitas proses ini sangat bergantung pada kecepatan dan akurasi dalam menyalurkan informasi ke sistem distribusi.
Mobitech.id, sebagai platform Transportation Management System (TMS), hadir untuk menjembatani proses tersebut dengan sistem distribusi yang terintegrasi. Data pesanan yang diambil oleh tim sales dapat langsung dikoneksikan ke dalam sistem Mobitech, sehingga mempercepat proses pengiriman, meminimalkan risiko kesalahan input, dan memastikan pesanan diproses tepat waktu. Dengan Mobitech, seluruh proses dari sales taking order hingga pengiriman menjadi lebih efisien, transparan, dan mudah dimonitor oleh tim logistik.
