Penyebab Barang Hilang Saat Pengiriman & Solusinya – Kehilangan barang saat proses pengiriman masih menjadi salah satu tantangan terbesar yang dihadapi oleh perusahaan logistik maupun pelanggan. Meski sistem pengiriman semakin canggih, risiko seperti salah alamat, pencurian, atau kesalahan sistem tetap bisa terjadi. Oleh karena itu, penting bagi pelaku bisnis memahami apa saja penyebab barang hilang saat pengiriman dan bagaimana cara mengatasinya dengan solusi yang efektif berbasis teknologi.
Mengapa Barang Bisa Hilang Saat Pengiriman?
Hilangnya barang tidak selalu disebabkan oleh satu faktor tunggal. Ada banyak tahapan dalam proses distribusi, mulai dari first mile (pengambilan barang dari pengirim) hingga last mile (pengantaran ke penerima), yang masing-masing memiliki potensi risiko tersendiri.
Beberapa penyebab umum kehilangan barang di antaranya:
- Kesalahan Label dan Data Pengiriman
Label yang tidak terbaca, salah cetak, atau salah ditempel bisa menyebabkan paket tersesat. Misalnya, kode pos yang tidak sesuai atau barcode rusak sehingga sistem tidak dapat memindai lokasi dengan tepat. - Kesalahan pada Sistem Administrasi
Dalam beberapa kasus, data pengiriman tidak tercatat dengan benar di sistem ekspedisi. Akibatnya, paket bisa tertinggal di gudang tanpa pernah dikirim ke tujuan. - Pencurian atau Penukaran Paket di Perjalanan
Meski jarang, pencurian masih menjadi risiko nyata dalam rantai distribusi. Hal ini bisa terjadi di gudang transit atau saat barang berada dalam kendaraan pengiriman yang tidak memiliki sistem keamanan digital. - Kerusakan Barang yang Dihancurkan
Barang yang rusak parah atau berisiko kadang dihancurkan oleh pihak ekspedisi sesuai kebijakan keamanan. Masalah ini sering timbul karena kemasan yang tidak sesuai dengan jenis barang yang dikirim.
Dalam banyak kasus, perusahaan yang belum menerapkan software logistik modern sulit mendeteksi titik di mana barang hilang, karena tidak ada sistem pemantauan yang terintegrasi. Di sinilah pentingnya penerapan teknologi seperti Transportation Management System (TMS) yang mampu memantau pergerakan barang secara real-time.
Baca Juga: Mengenal Delivery Plan pada Perusahaan Logistik
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kehilangan Barang
Selain faktor teknis, kehilangan barang juga bisa disebabkan oleh lemahnya manajemen logistik di tingkat operasional.
Berikut beberapa faktor yang sering memicu masalah ini:
- Kurangnya Integrasi Sistem
Tanpa integrasi antara ERP dan sistem ekspedisi, data pengiriman bisa tumpang tindih. Akibatnya, status barang sulit dilacak saat berpindah dari satu titik ke titik lain dalam rantai distribusi. - Minimnya Prosedur Keamanan di Gudang
Gudang yang tidak memiliki kontrol akses dan sistem pengawasan digital berisiko tinggi terhadap pencurian atau salah sortir barang. - Kurangnya Pemantauan di Tahap Last Mile
Pada tahap akhir pengiriman, kurir sering menghadapi tantangan seperti alamat tidak jelas atau penerima tidak ada di tempat. Tanpa dukungan sistem TMS, risiko kesalahan pengantaran akan lebih besar.
Dengan penerapan sistem ERP dan software logistik yang saling terhubung, perusahaan dapat mengawasi pergerakan barang dari titik awal hingga akhir, meminimalkan celah kehilangan, dan meningkatkan akurasi data pengiriman.
Cara Mengatasi Barang Hilang Saat Pengiriman
Jika kehilangan barang sudah terjadi, berikut langkah-langkah yang bisa dilakukan untuk mengatasinya:
- Lacak Barang Menggunakan Nomor Resi
Gunakan fitur pelacakan digital yang disediakan oleh jasa ekspedisi. Sistem TMS membantu mendeteksi lokasi terakhir barang sebelum dinyatakan hilang. - Hubungi Pihak Ekspedisi atau Penyedia Layanan
Segera laporkan masalah kepada layanan pelanggan dengan menyertakan nomor resi dan detail pengiriman. Beberapa perusahaan logistik memiliki prosedur investigasi internal untuk kasus seperti ini. - Periksa Asuransi Pengiriman
Jika barang diasuransikan, ajukan klaim untuk mendapatkan kompensasi. Asuransi biasanya menanggung kehilangan yang disebabkan oleh kesalahan pihak ekspedisi, bukan kelalaian pengirim. - Klarifikasi ke Penerima atau Pihak Sekitar
Kadang paket dikirim ke tetangga atau petugas keamanan jika penerima tidak ada di tempat. Pastikan hal ini dikonfirmasi sebelum menyimpulkan bahwa barang benar-benar hilang. - Evaluasi Sistem Internal Pengiriman
Perusahaan yang sering mengalami kehilangan perlu melakukan audit terhadap sistem manajemen logistik mereka. Integrasi dengan ERP dan TMS bisa menjadi solusi jangka panjang.
Baca Juga: Proof of Delivery: Pengertian, Fungsi & Manfaat
Strategi Pencegahan Agar Barang Tidak Hilang
Pencegahan selalu lebih baik daripada penanganan. Berikut strategi efektif untuk menghindari kehilangan barang dalam pengiriman:
- Gunakan Sistem Pelacakan Real-Time
Dengan Transportation Management System (TMS), perusahaan dapat memantau posisi armada, estimasi waktu kedatangan, dan kondisi paket secara akurat. - Optimalkan Label dan Dokumen Pengiriman
Pastikan label pengiriman jelas, lengkap, dan mudah dibaca oleh sistem pemindai. - Tingkatkan Keamanan Gudang dan Kendaraan Pengiriman
Gunakan sistem digital berbasis ERP yang mengontrol akses, inventori, dan status pengiriman secara otomatis. - Gunakan Ekspedisi yang Terintegrasi dengan Software Logistik
Pilih penyedia jasa yang sudah menggunakan sistem digital dalam operasionalnya agar data pengiriman lebih transparan. - Perkuat Supply Chain Management
Dengan pengelolaan rantai pasok yang terstruktur dan digital, setiap titik distribusi bisa dipantau secara menyeluruh, mengurangi risiko kehilangan atau salah distribusi.
Kesimpulan
Kehilangan barang dalam pengiriman bukan sekadar masalah operasional, tetapi juga dapat menurunkan kepercayaan pelanggan. Untuk mengatasinya, perusahaan perlu berinvestasi pada sistem manajemen logistik yang modern dan terintegrasi seperti Transport Mangement System (TMS).
Melalui Mobitech TMS, transparansi dan keamanan pengiriman dapat ditingkatkan secara signifikan. Fitur seperti real-time tracking memungkinkan pemantauan setiap pergerakan armada dan barang, sementara digital proof of delivery (e-POD) mencatat bukti serah terima secara akurat dan terdokumentasi.
Dengan visibilitas penuh terhadap seluruh proses pengiriman, Mobitech membantu perusahaan mencegah risiko kehilangan barang serta memastikan pengiriman yang lebih transparan dan terpercaya.
